Kommunikation

Kommunikation är helt avgörande för om ett kvalitetsregister ska kunna förändra något i vården. Vårdpersonalen måste övertygas om att det är angeläget att registrera och att använda registrets data för kvalitetsarbete. Man måste på ett effektivt sätt förmedla hur arbetet med registret ska gå till. Inte minst måste man kommunicera användbara resultat från registret på ett sätt som når fram till målgruppen. Kvalitetsregister anslutna till Registercentrum Västra Götaland kan få hjälp av kommunikatörer på ledningsstödet för koncernstab digitalisering i Västra Götalandsregionen.

Genomtänkt och effektiv kommunikation

Kommunikatörerna kan hjälpa registerföreträdare att systematiskt analysera sina kommunikationsbehov och välja de effektivaste insatserna. Det görs i kommunikationsworkshops där man med utgångspunkt i syftet med registret identifierar alla viktiga målgrupper. Man beskriver informationsbehov och formulerar budskap. Man väljer också muntliga eller skriftliga kommunikationsinsatser och diskuterar hur man mäter om informationen går fram.

Workshopen leds av en kommunikatör. Tre till fem registerföreträdare deltar.

Hemsidor där data matas in och statistik visas upp

Registercentrum Västra Götaland erbjuder en hemsidesmodell som är integrerad med registerplattformen Stratum. All viktig information, alla registerfunktioner och presentationer av statistik är samlade på samma ställe. Det går att använda modellen även för register som inte ligger på Stratum, men då får besökaren gå till en annan hemsida för att registrera. Kommunikatörer hjälper till att skapa innehållet på hemsidorna.

En registermedarbetare kan utses till redaktör för hemsidan och ansvara för att den är aktuell. En kommunikatör ger en kort utbildning för webbredaktörer. Man kan också välja att låta kommunikatören göra uppdateringar.

Årsrapporter

Allt färre av de kvalitetsregister som är anslutna till Registercentrum Västra Götaland satsar på dyra tryckta årsrapporter där resultat redovisas med stor fördröjning. Krympande ekonomi är en orsak, att alltmer statistik blir tillgänglig online är en annan.

Ett billigare och fullgott alternativ är att producera en enkel årsrapport som distribueras som PDF-fil. Vi tillhandahåller en wordmall som gör att formgivningen ändå blir acceptabel. Registerföreträdarna lägger själva in innehållet. Våra statistiker tar fram färdiga bilder med diagram som är enkla att infoga i rapporten.

Väljer man att producera en mer påkostad årsrapport förmedlar vi kontakt med en byrå som formger den. Våra utvecklingsledare samordnar arbetet mellan registerföreträdare, statistiker och formgivare.

Kommunikatörerna utför språkgranskning av årsrapporter om så önskas.

Layout

Kommunikatörerna kan formge enklare produkter som ett kvalitetsregisters frågeformulär eller inbjudan till ett användarmöte. För större layoutjobb samarbetar vi med en byrå för grafisk formgivning.

Språkgranskning

Om ett kvalitetsregister ska vara lätt att använda är begripligheten i texter avgörande. Om man vill bli betraktad som en seriös aktör är det också viktigt att språket är korrekt. Kommunikatörerna utför språkgranskning av alla typer av texter som förekommer i ett kvalitetsregister. Där ingår frågeformulär, statistikvisningar, instruktioner, rapporter, informationstext på hemsidor, nyhetsnotiser med mera.

Nyhetsbrev

Kommunikatörerna kan hjälpa till att producera kvalitetsregisters nyhetsbrev. Det finns lättanvända system för nyhetsbrev som gör att budskapet får en snygg och prydlig förpackning. För varje utskick får man statistik över hur många av mottagarna som öppnat e-mailet. I bästa fall kan man vänta sig en öppningsgrad på cirka 30 procent.

Foto och bildbearbetning

Registerhållare blir då och då intervjuade av journalister eller inbjudna att föreläsa i olika sammanhang. Då är det bra att ha ett porträtt av professionell kvalitet till hands som man kan skicka till tidningen eller konferensarrangören. Det behövs också bra bilder på hemsidor, i nyhetsbrev och i rapporter. Kommunikatörerna tar fotouppdrag och hjälper till med bildinköp när det behövs. Bildbearbetningen tar de också hand om.